Presentación
En ICEGCLINIC SpA tratamos datos personales de pacientes, de quienes participan en estudios clínicos, de visitantes de este sitio web, de nuestros trabajadores, postulantes a empleo, prestadores y proveedores. La protección de esos datos es una responsabilidad que asumimos con la seriedad que exige nuestra actividad.
Este aviso explica qué datos personales tratamos, con qué finalidades, sobre qué base legal lo hacemos, con quién los compartimos, durante cuánto tiempo los conservamos y cómo puedes ejercer los derechos que la ley te reconoce.
El aviso cumple con lo exigido por la Ley N° 19.628 sobre protección de la vida privada en su texto vigente, y se redacta anticipando la entrada en vigor de la Ley N° 21.719 que la modifica, conforme al estándar de cumplimiento que ICEGCLINIC ha adoptado de manera anticipada para sus actividades.
Ámbito de aplicación
Este aviso aplica cuando interactúas con ICEGCLINIC en cualquiera de las siguientes calidades:
- Paciente que recibe atención médica en nuestras sedes.
- Sujeto de investigación en estudios clínicos en los que ICEGCLINIC actúa como centro.
- Potencial paciente o sujeto que toma contacto a través de nuestras campañas digitales, formularios web, WhatsApp institucional u otro canal.
- Visitante del sitio web o de nuestras plataformas digitales.
- Postulante a un proceso de selección de personal.
- Prestador, proveedor o representante de proveedor con quien mantenemos vínculo contractual.
- Profesional de la salud u otra persona que colabora con el Centro en el contexto de investigaciones o servicios clínicos.
El tratamiento de datos personales de los participantes en estudios clínicos se rige, además, por el consentimiento informado específico del estudio, por el protocolo aprobado por el Comité Ético Científico y por la normativa sectorial aplicable. Este aviso no reemplaza ese consentimiento informado, sino que lo complementa.
Quiénes somos y cómo contactarnos
El responsable del tratamiento de tus datos personales es:
| Razón social | ICEGCLINIC SpA |
| Domicilio | Diego de Velásquez 2131, Providencia, Santiago, Chile. |
| Representante legal | Mauricio Ibarra Araya, Gerente General. |
| Correo de contacto | [email protected] |
ICEGCLINIC cuenta con un Delegado de Protección de Datos (DPD), función que recae en el Director del Área Legal y Cumplimiento, quien ejerce de manera acumulada las funciones de Encargado de Prevención de Delitos del Centro. Puedes dirigir a esa dirección de correo cualquier consulta, solicitud de ejercicio de derechos o reclamo relativo al tratamiento de tus datos.
Qué datos personales tratamos
Las categorías de datos que tratamos varían según la relación que mantengas con nosotros. En general podemos tratar las siguientes categorías:
| Categoría | Datos que comprende |
|---|---|
| Identificación | Nombre completo, RUT, fecha de nacimiento, sexo registral, nacionalidad. |
| Contacto | Domicilio, correo electrónico, número de teléfono, datos de contacto de un tercero en caso de emergencia. |
| Salud y atención médica | Antecedentes médicos, diagnósticos, prescripciones, resultados de exámenes, evolución clínica y demás información contenida en tu ficha clínica. |
| Investigación clínica | Información requerida por el protocolo del estudio en que participas, incluyendo datos genéticos, proteómicos o metabólicos cuando el estudio así lo contemple, y muestras biológicas asociadas. |
| Captación y contacto inicial | Datos de identificación y contacto, motivo de la consulta y declaración inicial que puede incluir información preliminar de salud, recogidos en formularios digitales y conversaciones por canales institucionales. |
| Profesional y contractual | Cargo, especialidad, formación, vinculación institucional, datos curriculares e información necesaria para celebrar y ejecutar contratos. |
| Imagen y videovigilancia | Imágenes captadas por circuitos cerrados de televisión en zonas comunes de nuestras sedes, con fines de seguridad de personas y bienes. |
| Navegación | Datos generados por tu interacción con el sitio web, según se describe en la sección sobre cookies y tecnologías similares. |
Datos sensibles. Algunos de los datos anteriores son sensibles según la ley, en particular los relativos a la salud y al perfil biológico. Su tratamiento se rige por reglas reforzadas: solo los tratamos cuando concurre una base de licitud específica, aplicamos medidas de seguridad adicionales y limitamos el acceso al personal estrictamente necesario.
De dónde obtenemos tus datos
Recogemos tus datos personales principalmente de las siguientes fuentes:
- Directamente de ti, cuando completas formularios de contacto en este sitio web o en páginas de aterrizaje asociadas a nuestras campañas de difusión, te comunicas con nosotros por correo electrónico, teléfono o canales institucionales de mensajería, asistes a una consulta médica, firmas un consentimiento informado o suscribes un contrato.
- De forma automática, cuando navegas por nuestro sitio web, a través de cookies y tecnologías similares.
- De terceros autorizados, en particular del médico tratante que te deriva a nuestro Centro, del sponsor de un estudio clínico en que participas, de laboratorios externos que procesan muestras o exámenes y de proveedores que ejecutan campañas digitales por nuestra cuenta.
- De fuentes públicas, cuando ello es necesario para verificar credenciales profesionales o para cumplir obligaciones de debida diligencia.
Si los datos provienen de un tercero, asumimos la obligación de informarte ese origen al momento de iniciar el tratamiento, salvo cuando la ley nos exima de hacerlo.
Para qué tratamos tus datos
Tratamos tus datos personales para las siguientes finalidades, según la relación que tengas con el Centro:
| Finalidad | En qué consiste |
|---|---|
| Atención médica | Prestar servicios asistenciales, coordinar tu atención, mantener tu ficha clínica conforme a la Ley N° 20.584, gestionar derivaciones y dar continuidad al tratamiento. |
| Investigación clínica | Conducir estudios clínicos según el protocolo aprobado, recolectar, analizar y reportar datos a los sponsors y autoridades, y cumplir obligaciones de farmacovigilancia. |
| Cumplimiento regulatorio | Cumplir con la normativa sanitaria, tributaria, laboral y de protección de datos, así como con los requerimientos de autoridades administrativas y judiciales. |
| Contacto y captación | Responder a tus consultas, evaluar tu eventual elegibilidad para un estudio clínico o servicio asistencial, y coordinar tu incorporación cuando corresponda. |
| Gestión de personas y proveedores | Evaluar postulaciones, ejecutar contratos de trabajo y de servicios, cumplir obligaciones laborales y previsionales y administrar la relación con prestadores y proveedores. |
| Seguridad | Resguardar la seguridad de personas, instalaciones y sistemas mediante videovigilancia en zonas comunes, controles de acceso y monitoreo de sistemas críticos. |
| Prevención de delitos | Implementar y mantener el Modelo de Prevención de Delitos de ICEGCLINIC, incluida la operación de los canales de denuncia. |
| Análisis y mejora del sitio | Generar estadísticas agregadas y anonimizadas sobre el funcionamiento del sitio web, con el objetivo de mejorar su contenido y experiencia de uso. |
| Comunicación institucional | Mantenerte informado sobre actividades, novedades y servicios del Centro, cuando ello corresponda a la relación que tienes con nosotros y conforme a las bases legales aplicables. |
Bases que habilitan el tratamiento
La ley exige que todo tratamiento de datos personales se sustente en una base de licitud expresa. ICEGCLINIC invoca, según el caso, las siguientes:
- Tu consentimiento, cuando así lo exige la ley o no concurre otra base de licitud. En estudios clínicos, el consentimiento informado es la base principal del tratamiento.
- La ejecución de un contrato del que eres parte, o la adopción de medidas precontractuales a tu solicitud, particularmente en la prestación de servicios de salud y en la relación con proveedores y trabajadores.
- El cumplimiento de obligaciones legales que recaen sobre el Centro, en particular las derivadas de la Ley N° 20.584, del Código Sanitario, de la normativa tributaria, laboral y previsional, y de la regulación de ensayos clínicos.
- El interés legítimo del Centro, cuando este interés no afecta tus derechos y libertades. Esta base sustenta, por ejemplo, la videovigilancia en zonas comunes y la gestión de contactos profesionales.
- El régimen especial para investigación científica, que reconoce la legitimidad del tratamiento de datos —incluidos los sensibles— cuando es necesario para llevar adelante estudios o investigaciones científicas de interés público, sujeto a salvaguardas reforzadas.
- La protección de intereses vitales tuyos o de un tercero, en situaciones excepcionales que comprometan la vida o la integridad de las personas.
Cuando la base del tratamiento sea tu consentimiento, puedes retirarlo en cualquier momento sin necesidad de expresar causa, por los mismos medios u otros equivalentes a los empleados para otorgarlo. El retiro del consentimiento no afecta la licitud del tratamiento realizado con anterioridad.
Con quién compartimos tus datos
Compartimos tus datos personales únicamente cuando es necesario para cumplir las finalidades informadas y siempre con base en una autorización legal o en tu consentimiento. Los principales destinatarios son:
- Sponsors de estudios clínicos en los que participas. La información que entregamos a los sponsors está seudonimizada: cada participante queda identificado por un código de sujeto, y los sponsors no acceden a datos que permitan identificarte directamente, como tu nombre o RUT. Esta transferencia se realiza conforme a tu consentimiento informado y a las cláusulas contractuales que aseguran un nivel adecuado de protección.
- Comités Éticos Científicos, en el marco de la supervisión que ejercen sobre los estudios. Los datos que reciben también están seudonimizados y no permiten identificarte directamente.
- Autoridades sanitarias, incluyendo al Instituto de Salud Pública, a la Seremi de Salud y otras entidades regulatorias. Los reportes habituales que les remitimos sobre estudios clínicos se entregan en formato seudonimizado. En las inspecciones o fiscalizaciones que estas autoridades efectúan en nuestras dependencias pueden acceder a información identificable contenida en la documentación del estudio o en tu ficha clínica, exclusivamente para verificar el cumplimiento de la normativa aplicable.
- Encargados de tratamiento que prestan servicios al Centro, entre ellos proveedores de infraestructura tecnológica, sistemas de gestión clínica y de investigación, herramientas de firma electrónica, servicios contables y plataformas de captación digital. Estos terceros tratan tus datos exclusivamente por cuenta de ICEGCLINIC, bajo instrucciones documentadas y con obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad.
- Laboratorios y prestadores médicos externos con los que ICEGCLINIC mantiene acuerdos de colaboración para la realización de exámenes, procedimientos o tratamientos complementarios.
- Asesores profesionales, tales como abogados, auditores y consultores en seguridad de la información, en la medida estrictamente necesaria para sus funciones y bajo deber de confidencialidad.
- Autoridades administrativas o judiciales, cuando exista una obligación legal o un requerimiento formal que nos obligue a entregar la información.
En ningún caso vendemos, arrendamos ni cedemos tus datos personales a terceros con fines distintos a los descritos en este aviso.
Transferencias internacionales
Algunas de las plataformas y servicios que utilizamos para operar el Centro o conducir estudios clínicos suponen que tus datos se traten o almacenen en países distintos a Chile. En particular, los siguientes destinos pueden estar involucrados:
- Estados Unidos, principalmente para infraestructura de correo y almacenamiento corporativo, plataformas de firma electrónica, plataformas electrónicas de captura de datos para estudios clínicos y plataformas de publicidad digital.
- Unión Europea, para parte de la infraestructura de correo y almacenamiento corporativo.
- Otros países, según la ubicación del sponsor de un estudio clínico en el que participes, lo que se informa específicamente en el consentimiento informado del estudio.
Para que estas transferencias se realicen con un nivel adecuado de protección, recurrimos —según el caso— a cláusulas contractuales que reproducen las obligaciones que la legislación chilena impone al responsable, a tu consentimiento expreso cuando es exigible, y a la verificación de que el destinatario aplica medidas técnicas y organizativas equivalentes a las nuestras.
Por cuánto tiempo conservamos tus datos
Conservamos tus datos personales por el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recogidos y para satisfacer las obligaciones legales que pesan sobre el Centro. A título orientativo:
| Categoría | Plazo orientativo |
|---|---|
| Ficha clínica asistencial | Quince años desde la última atención, conforme a la normativa sectorial. |
| Datos de estudios clínicos | El plazo definido en el protocolo y en el contrato con el sponsor, que en estudios farmacológicos suele extenderse por veinticinco años o más después del cierre del estudio. |
| Documentación contable y tributaria | Seis años, conforme a la normativa tributaria. |
| Datos de captación de potenciales pacientes no convertidos | Hasta doce meses desde el último contacto, salvo que medie tu consentimiento para conservarlos por más tiempo. |
| Postulaciones laborales no concretadas | Hasta doce meses desde la postulación. |
| Imágenes de videovigilancia | El plazo necesario para los fines de seguridad, que en condiciones normales no excede de treinta días, salvo que se requiera conservación adicional por requerimiento de autoridad o investigación de un incidente. |
| Contratos y documentación contractual | Durante la vigencia del contrato y por los plazos legales de prescripción aplicables. |
Vencidos los plazos aplicables, suprimimos los datos o los anonimizamos de manera irreversible para fines estadísticos o de investigación, sin que sea posible identificar al titular.
Captación digital y pre-screening
ICEGCLINIC realiza campañas en redes sociales y plataformas digitales para informar sobre estudios clínicos en curso y oportunidades de participación. Estas campañas dirigen a páginas de aterrizaje (landing pages) específicas, distintas de este sitio principal, desde las cuales puedes optar por contactarnos a través de formularios web, mensajería por WhatsApp institucional u otros canales habilitados. Cada landing page enlaza a este aviso para que conozcas las reglas aplicables al tratamiento de tus datos antes de entregarlos.
La información preliminar que entregues en esta etapa puede incluir antecedentes de salud necesarios para verificar criterios mínimos de elegibilidad. Esos datos se utilizan exclusivamente para esa finalidad, son tratados por personal autorizado del Centro y se conservan por los plazos indicados en la sección anterior.
Si tu participación se concreta, la información recogida durante el contacto inicial se incorpora al expediente del estudio o de tu atención, y queda sujeta al consentimiento informado correspondiente. Si tu participación no se concreta, los datos se eliminan al cumplirse el plazo de conservación.
Tus derechos como titular
Como titular de tus datos personales, te corresponden los siguientes derechos:
- Acceso: conocer qué datos tuyos tratamos, su origen, las finalidades del tratamiento y los destinatarios a quienes se han comunicado.
- Rectificación: solicitar que corrijamos datos inexactos, incompletos o desactualizados.
- Supresión: pedir que eliminemos tus datos cuando ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos, cuando hayas retirado tu consentimiento o cuando concurra alguna otra causal legal.
- Oposición: oponerte al tratamiento, total o parcialmente, cuando concurran razones fundadas en tu situación particular.
- Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, o solicitar que los comuniquemos a otro responsable, en los casos previstos por la ley.
- Bloqueo: solicitar la suspensión temporal del tratamiento cuando se encuentre en discusión la exactitud, vigencia o licitud de los datos.
- Retiro del consentimiento, cuando esa sea la base de licitud del tratamiento, sin que ello afecte la licitud de los tratamientos realizados con anterioridad.
Para ejercer estos derechos, escríbenos a [email protected]. Te acusaremos recibo dentro de los plazos legales y atenderemos tu solicitud conforme al procedimiento que ICEGCLINIC tiene establecido. Podemos pedirte información adicional para verificar tu identidad antes de procesar la solicitud. El ejercicio de estos derechos es gratuito, sin perjuicio de las excepciones previstas por la ley.
Excepciones aplicables a la investigación clínica. La ley contempla que ciertos derechos pueden no ser aplicables cuando su ejercicio impida o dificulte gravemente el logro de los fines de un estudio científico, o cuando exista una obligación legal o regulatoria que justifique la conservación de los datos. Si tu solicitud no puede ser atendida en estos términos, te explicaremos las razones de manera fundada.
Cómo protegemos tus datos
Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo y a la naturaleza de los datos que tratamos. Entre ellas se incluyen el control y registro de accesos, la autenticación de usuarios, el cifrado en tránsito de la información, los respaldos de los sistemas críticos, la capacitación periódica del personal, la suscripción de obligaciones de confidencialidad con todos quienes acceden a la información y la revisión contractual de los proveedores que tratan datos por nuestra cuenta.
La protección de datos se integra desde el diseño y por defecto en cada nuevo proceso, sistema o servicio del Centro. Si se produce un incidente de seguridad que afecte tus datos personales y derive en riesgos relevantes para tus derechos, te lo informaremos por los canales que correspondan, además de notificar a la autoridad de protección de datos personales dentro de los plazos exigidos por la ley.
Niños, niñas y adolescentes
ICEGCLINIC no conduce estudios clínicos con participación de menores de edad. En la prestación de servicios asistenciales podemos tratar datos de adolescentes en el marco de la atención médica que se les brinda, observando reglas reforzadas:
- El tratamiento de datos de niños y niñas menores de catorce años requiere el consentimiento de quien ejerza la representación legal o el cuidado personal, salvo cuando la ley autorice o disponga otra cosa.
- El tratamiento de datos de adolescentes mayores de catorce años se rige por las reglas generales aplicables a adultos, con la salvedad de los datos sensibles —en particular los de salud— para los cuales aplican las condiciones reforzadas previstas en la ley.
- En todos los casos, el tratamiento se realiza atendiendo al interés superior del niño, niña o adolescente.
Decisiones automatizadas y perfilamiento
ICEGCLINIC no adopta decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados de datos personales que produzcan efectos jurídicos o que te afecten significativamente. Cualquier decisión clínica respecto de tu atención o tu eventual participación en un estudio es adoptada por profesionales habilitados, con intervención humana.
Las plataformas digitales que utilizamos para comunicar nuestra actividad operan, por su naturaleza, sobre la base de algoritmos de segmentación y perfilamiento publicitario. Esa actividad se limita a la difusión de nuestros contenidos y no implica decisiones clínicas ni evaluaciones individuales sobre tus datos personales por parte del Centro. Puedes oponerte al perfilamiento publicitario administrando tus preferencias de cookies en el sitio o ejerciendo tus derechos en los términos descritos en este aviso.
Cambios a este aviso
Este aviso puede actualizarse cuando se produzcan cambios normativos, modificaciones operativas relevantes o instrucciones de la autoridad de protección de datos personales que lo justifiquen. Las nuevas versiones se publican en este sitio web e incorporan la fecha de su entrada en vigencia. Cuando los cambios afecten directamente a los titulares, lo informaremos por los canales que correspondan.
Reclamos ante la autoridad
Si consideras que el tratamiento de tus datos por parte de ICEGCLINIC no se ajusta a la legislación aplicable, te invitamos a hacérnoslo saber en primer lugar a través del correo de contacto, para revisar la situación y darte respuesta. Sin perjuicio de ello, podrás presentar reclamos ante la Agencia de Protección de Datos Personales, una vez que esta entre en funciones conforme a lo previsto en la Ley N° 21.719.
Contacto
Para cualquier consulta, solicitud de ejercicio de derechos o reclamo relativo al tratamiento de tus datos personales:
ICEGCLINIC SpA
Diego de Velásquez 2131, Providencia, Santiago, Chile.
Correo electrónico: [email protected]